Alles über die Umsatzsteuerpflicht und Befreiung als Kleinunternehmer

Stand: 28. 1. 2025

Umsatzsteuer (ehemals „Mehrwertsteuer“) ist ein zentraler Aspekt im Geschäftsleben. In diesem Artikel erklären wir die Grundlagen der Umsatzsteuer und klären, wann Kleinunternehmer davon befreit sind. Wir definieren wichtige Begriffe, erläutern die Abrechnung der Umsatzsteuer und das „Bestimmungslandprinzip“ für Lieferungen ins EU-Ausland. Dieses Wissen hilft dir, steuerliche Fallstricke zu vermeiden und dein Unternehmen erfolgreich zu führen.

Welche Online-Verkäufer müssen Umsatzsteuer erheben?

Vorab eine Begriffsklärung: Die Umsatzsteuer wird oft auch als „Mehrwertsteuer“ bezeichnet. Dieser Begriff meint zwar dieselbe Steuer, ist allerdings veraltet und sollte nicht mehr verwendet werden. Zentrales Gesetz für alle Regelungen rund um die Umsatzsteuer ist das Umsatzsteuergesetz (UStG).

Ob du dich eingehend mit dem Thema Umsatzsteuer auseinandersetzen musst, hängt vor allem davon ab, wie hoch der Umsatz aus deiner gewerblichen Tätigkeit ist.

Grundsätzliche Regelung nach dem Umsatzsteuergesetz

Das Umsatzsteuergesetz geht von dem Normalfall aus, dass jeder Verkäufer auf alle Preise seiner Waren Umsatzsteuer aufschlagen und bei einem Verkauf diese Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen muss (§ 1 UStG).

Ausnahmen gelten für Kleinunternehmer und „Differenzbesteuerer“.

Wer ist Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG?

Unter bestimmten Bedingungen sind Verkäufer und Dienstleister von der Erhebung der Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet, dass sie auf ihre Verkaufspreise keine Umsatzsteuer aufschlagen, keine Umsatzsteuer in den Rechnungen ausweisen und somit auch nicht an das Finanzamt abführen müssen. Diese Regelung soll Gründer und kleinere Unternehmen von Bürokratie entlasten.

Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung

Diese Befreiung besteht gemäß § 19 Abs. 1 UStG dann, wenn dein Umsatz (einschließlich etwaig enthaltener Umsatzsteuer, falls du diese bereits erhebst)

• im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 25.000 € betrug (z.B. weil du im vorangegangenen Jahr noch gar nicht tätig warst) und
• im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als 100.000 € betragen wird (das obliegt deiner gewissenhaften Selbsteinschätzung).

Wenn diese beiden Voraussetzungen auf dich zutreffen, giltst du umsatzsteuerrechtlich als „Kleinunternehmer“.

Seit Beginn des Jahres 2025 starten Unternehmensgründer automatisch als Kleinunternehmer, ohne bereits bei Gründung eine Umsatzprognose abgeben zu müssen. Gründer, die aber bereits früh eine Überschreitung der Umsatzgrenzen absehen, können auf Antrag jederzeit auf den Kleinunternehmerstatus verzichten - auch schon im Moment der Gründung.

Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer

Sobald du mit deinem Umsatz die Grenze von 25.000 € in einem Kalenderjahr überschreitest, musst du im Folgejahr auf alle deine Nettoverkaufspreise die Umsatzsteuer aufschlagen, in den Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt abführen.

Sobald du im laufenden Jahr die Umsatzgrenze von 100.000 € überschreitest, gelten alle weiteren Umsätze ab diesem Zeitpunkt als umsatzsteuerpflichtig. Für die Umsätze, die du bis dahin gemacht hast, musst du aber keine Umsatzsteuer nachträglich berechnen.

Optionaler Verzicht auf den Kleinunternehmer-Status

Wenn du Kleinunternehmer bist, kannst du – wenn du möchtest – auf die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht verzichten (§ 19 Abs. 3 UStG), also auch als Kleinunternehmer reguläre Rechnungen mit Umsatzsteuer stellen. Dies kann z.B. dann sinnvoll sein, wenn du in deiner Außendarstellung – also aus Image-Gründen – nicht als „Kleinunternehmer“ auftreten willst. Außerdem musst du dann auch nicht mehr darauf achten, ob und wann du die Umsatzschwellen von 25.000 € bzw. 100.000 € erreichst. Für den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung wende dich an dein Finanzamt.

Was müssen umsatzsteuerpflichtige Verkäufer beachten?

Wenn du nach der vorstehenden Weichenstellung umsatzsteuerpflichtig bist oder freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet hast, gilt folgendes:

Berechnung der Umsatzsteuer

Du bist verpflichtet, auf den Warenpreis die Umsatzsteuer aufzuschlagen und dem Käufer zu berechnen. Der reguläre Steuersatz beträgt zurzeit 19 %. Bei bestimmten Produkten gilt ein ermäßigter Steuersatz von 7 %, wie z. B. für Bücher, einen Großteil von Lebensmitteln und für bestimmte Kunstgegenstände. Bitte wende dich an einen Steuerberater, um den für deine Waren zutreffenden Steuersatz zu erfahren. Im Zweifel solltest du 19 % wählen, um auf der sicheren Seite zu sein: Das Finanzamt wird dir zu hohe Steuern – die du ja an das Finanzamt abzuführen hast – nicht verübeln, im Gegensatz zu einem zu geringen Steuersatz, der zu Nachzahlungspflichten führen kann.

Erhebung der Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer wird durch dich als Verkäufer:in erhoben, d. h. du musst sie deinen Käufer:innen zusätzlich zum Nettoverkaufspreis in Rechnung stellen. Wie du eine Verkaufsrechnung korrekt stellst, erklären wir dir in unserem Beitrag über die Pflichtbestandteile von Rechnungen.

Angabe des Bruttopreises im Online-Shop

Bitte beachte, dass du beim Einstellen eines Produktes in einem Online-Shop in aller Regel den Bruttopreis eingeben musst – also den Endpreis inklusive der Umsatzsteuer. Das gilt auch für die meisten elektronischen Marktplätze (Verkaufsplattformen).

Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuer-Voranmeldungen

Mitteilung der eingenommenen Umsatzsteuer

Die Höhe der eingenommenen Umsatzsteuer musst du gegenüber dem Finanzamt mitteilen. Dies geschieht im Rahmen deiner (jährlichen) Umsatzsteuererklärung und deiner (monatlichen oder quartalsweisen) Umsatzsteuervoranmeldungen.

Verrechnung der gezahlten und eingenommenen Umsatzsteuer

In der Umsatzsteuererklärung und den -voranmeldungen gibst du auch diejenigen Umsatzsteuerbeträge an, die du selbst an andere Unternehmen bezahlt hast, z. B. für Materialeinkäufe. Diese von dir bezahlten Umsatzsteuerbeträge werden mit den an dich gezahlten Umsatzsteuerbeträgen verrechnet. Hast du mehr eingenommen als bezahlt, musst du die Differenz an das Finanzamt leisten – andernfalls erhältst du selbst eine Zahlung vom Finanzamt.

Entlastung für Existenzgründer

Unternehmer:innen mit Kleinunternehmerstatus müssen seit dem 1.1.2025 im Regelfall keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung mehr einreichen. Nur noch in besonderen Fällen fordert das Finanzamt Kleinunternehmer:innen zur Umsatzsteuervoranmeldung auf.

Übermittlung der Umsatzsteuererklärung

Die Umsatzsteuererklärung und die -voranmeldungen kannst du über das Internet übermitteln. Unter www.elster.de nimmt das Portal der Finanzämter deine Daten online entgegen. Die Online-Umsatzsteuervoranmeldung und auch die Jahresmeldung sind in der Regel einfach und dauern nur wenige Minuten – hab also keine Scheu davor.

Was für Kleinunternehmer gilt

Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht

Wenn du als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit bist, musst du die Umsatzsteuer nicht in Rechnung stellen und in der Folge auch nicht an das Finanzamt abführen. Du berechnest deinen Käufern also nur den Nettobetrag. Wenn du Rechnungen schreibst, solltest du dem Rechnungstext den Hinweis „Umsatzsteuer wird gemäß § 19 Abs. 1 UStG nicht erhoben“ hinzufügen.

Hinweis auf Kleinunternehmer-Eigenschaft in Onlineshops

Wenn du als Kleinunternehmer einen Onlineshop betreibst, musst du in deinen Angeboten kenntlich machen, dass deine Preise keine Umsatzsteuer enthalten und du auch keine Umsatzsteuer aufschlägst. Das ist wichtig, um bei Geschäftskund:innen nicht den falschen Eindruck zu erwecken, dass im Preis Umsatzsteuer enthalten wäre, die ein:e Geschäftskund:in vom Finanzamt erstattet bekäme. Der wirtschaftliche Unterschied zwischen Bruttopreisen, die abziehbare Umsatzsteuer enthalten, und den Preisen eines Kleinunternehmers liegt – je nach Produktart – bei 7 % oder 19 %.

Für transparente Preisangaben schreibst du als Kleinunternehmer:in daher möglichst nah am bezifferten Preis in deine Angebote: „Umsatzsteuer wird nicht erhoben (§ 19 Abs. 1 UStG).“

Wegen einer besonderen Formulierung der relevanten Vorschrift im Umsatzsteuergesetz (UStG) musste der Hinweis bis zum 31. 12. 2024 noch lauten, dass Umsatzsteuer in der Rechnung nur „nicht ausgewiesen“ (wohl aber erhoben) würde. Zum 1. 1. 2025 ist das UStG verständlicher gefasst worden, sodass Kleinunternehmer:innen die Umsatzsteuer jetzt tatsächlich „nicht erheben“.

Vorteile der Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung macht dir die Buchhaltung also etwas einfacher. Außerdem kannst du deine Produkte billiger anbieten, denn der Käufer muss nicht 19 % oder 7 % zusätzlich zahlen. Somit kann die Kleinunternehmerregelung zu höheren Verkaufszahlen führen.

Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Allerdings bekommst du die Umsatzsteuer, die du an andere Unternehmen gezahlt hast (z. B. für Materialeinkauf), als Kleinunternehmer:in auch nicht vom Finanzamt erstattet. Du kannst die an andere bezahlte Umsatzsteuer aber als normale Betriebsausgabe geltend machen. Wenn du bei deiner Geschäftsgründung viele Anschaffungen machen musst, könnte es sich lohnen, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Das solltest du im Einzelfall mit deinem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin besprechen.

Fehlerhafte Ausweisung der Umsatzsteuer

Solltest du als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen haben, obwohl dies nach § 19 UStG nicht vorgesehen ist, gibst du darüber eine Umsatzsteuererklärung ab und zahlst den Betrag an das Finanzamt.

Lieferung ins EU-Ausland: Wann gilt das Bestimmungslandprinzip?

Wenn du digitale Inhalte (z. B. E-Books, PDFs, Vorlagen, Onlinekurse) oder physische Produkte an Privatkund:innen in anderen EU-Staaten verkaufst, musst du unter bestimmten Voraussetzungen ausländische Umsatzsteuer berechnen. Das liegt am sogenannten Bestimmungslandprinzip.

Was bedeutet das konkret?

Beim Bestimmungslandprinzip richtet sich der anzuwendende Umsatzsteuersatz nicht nach deinem Sitz in Deutschland, sondern nach dem Wohnsitz deiner Kunden. Du musst also in vielen Fällen den ausländischen Umsatzsteuersatz anwenden – z. B. 21 % für Kunden in den Niederlanden oder 25 % in Schweden.

Das gilt:

• bei digitalen Leistungen an Privatpersonen (z. B. Download-Produkte, automatisierte Onlinekurse),
• bei Versand von physischen Produkten ins EU-Ausland,
• jeweils ab einem bestimmten Umsatzvolumen.

Die 10.000 €-Grenze: Wann musst du umstellen?

Solange dein jährlicher Umsatz mit B2C-Verkäufen ins EU-Ausland unter 10.000 € (brutto) liegt, darfst du die Leistungen wie gewohnt nach deutschem Umsatzsteuerrecht abrechnen. Das heißt: deutscher Steuersatz, deutsche Rechnung, keine zusätzlichen Meldepflichten.

Sobald du die Grenze von 10.000 € im Kalenderjahr überschreitest, musst du:

• bei digitalen Leistungen: auf die Umsatzsteuersätze der Empfängerländer umstellen,
• bei physischen Produkten: die sogenannte Fernverkaufsregelung anwenden.

Lösung: der One-Stop-Shop (OSS)

Um den administrativen Aufwand gering zu halten, kannst du dich freiwillig für den OSS (One-Stop-Shop) registrieren. Darüber meldest du alle betroffenen EU-Umsätze zentral beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) – ganz ohne umständliche Einzelregistrierungen im Ausland.

Gilt das auch für Kleinunternehmer:innen?

Ja. Auch als Kleinunternehmer:in musst du das Bestimmungslandprinzip beachten, sobald du die 10.000 €-Schwelle überschreitest. Dein deutscher Kleinunternehmerstatus schützt dich nicht vor der Pflicht zur ausländischen Umsatzsteuer.

👉 Mehr zum Bestimmungslandprinzip, den betroffenen Leistungen und zur OSS-Registrierung erfährst du in unserem ausführlichen Fachartikel:
Umsatzsteuer bei Verkäufen ins EU-Ausland: Das gilt wirklich (inkl. Bestimmungslandprinzip)

In jedem Falle: Einkommensteuerpflicht

Ob du Kleinunternehmer bist oder nicht: Du bleibst natürlich in jedem Fall einkommensteuerpflichtig! Bei der Umsatzgrenze für die Kleinunternehmer-Eigenschaft handelt es sich nicht um einen Freibetrag. Auch als Kleinunternehmer:in musst du ganz regulär alle Gewinne aus deiner gewerblichen Tätigkeit versteuern.

Keine Auswirkungen der Umsatzsteuer auf die Einkommensteuer

Auf deine Einkommensteuer – also deine persönliche Steuerbelastung – hat eingenommene Umsatzsteuer keine Auswirkungen. Denn bei der Umsatzsteuer handelt es sich lediglich um einen „durchlaufenden Posten“: Das, was du an Umsatzsteuer von deinen Käufer:innen einnimmst, musst du an das Finanzamt in derselben Höhe auch wieder abführen. Dein Gewinn ändert sich unter dem Strich also nicht.

Hast du Fragen?

Wenn du am Anfang deiner unternehmerischen Tätigkeit stehst, wird dir das Thema Steuern wahrscheinlich nicht leicht fallen. Wir raten dir daher, dich bei Fragen zusätzlich an eine:n Steuerberater:in, Anwält:in oder direkt an das Finanzamt zu wenden.

Unsere onwalt-Akademie kann dir nur einen groben Überblick bieten und keine fundierte Beratung im Einzelfall ersetzen.

Weiterführende Hinweise