Notwendiger Inhalt von Rechnungen: Rechtliche Aspekte einfach erklärt

Stand: 28. 1. 2025

In welchen Fällen muss ich Rechnungen stellen?

Eine rechtliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht nur bei Leistungen zwischen Unternehmern § 14 Abs. 2 Nr. 2 Umsatzsteuergesetz, also dann, wenn du als Unternehmer an ein anderes Unternehmen etwas verkaufst.

Wenn dein Käufer Verbraucher ist, musst du also keine Rechnung ausstellen. Allerdings weißt du meist nicht, ob dein Käufer den Einkauf für private Zwecke (also als Verbraucher) oder für berufliche Zwecke (also als Unternehmer) tätigt.

Sicherheitshalber solltest du also immer eine Rechnung ausstellen, was im übrigen sehr üblich und auch für deine eigene Buchhaltung sinnvoll ist.

Keine Ausnahme für Kleinunternehmer

Ob du Kleinunternehmer bist, spielt übrigens keine Rolle für die Frage, ob du zur Rechnungsstellung verpflichtet bist. Kleinunternehmer sind zur Rechnungsstellung genauso verpflichtet wie regulär der Umsatzsteuer unterliegende Verkäufer.

Was sind die Pflichtangaben in einer Rechnung?

Wenn du als Verkäufer eine Rechnung stellst, müssen mindestens die folgenden Angaben enthalten sein:

• Dein Name und deine Anschrift in der Form, wie sie für deine Geschäftsbriefe erforderlich sind
• Name und Anschrift des Käufers
• Deine Steuernummer oder, wenn vorhanden, deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Ausstellungsdatum, also der Tag, an dem du die Rechnung schreibst
• eine einmalig vergebene Rechnungsnummer (in der Wahl deines Rechnungsnummern-Systems bist du frei, aber es sollte logisch nachvollziehbar sein. Vergibst du z.B. für deine erste Rechnung im Jahr 2020 die Nr. 2020-001, für die zweite Rechnung Nr. 2020-002 usw.)
• Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder erbrachten Leistungen
• Zeitpunkt der Leistung (wenn du die Rechnung am selben Tag schreibst, an dem du auch die Ware verschickst, genügt der Hinweis „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“. Schreibst du die Rechnung an einem anderen Tag als dem Warenversand, musst du als Leistungsdatum das Versanddatum angeben)
• zu jedem gelieferten Produkt den Nettopreis (Preis ohne Umsatzsteuer) zusammen mit dem auf dieses Produkt anzuwendenden Umsatzsteuersatz in Prozent
• die Summen der Nettobeträge je Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag (also z.B. „10 Euro netto zzgl. 19% USt. (USt.-Betrag: 1,90 Euro) und 5 Euro zzgl. 7% USt. (USt.-Betrag: 0,35 Euro), zusammen 17,25 Euro brutto“)
• Wenn du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweist, entfallen die Angaben zu den Steuersätzen. Du gibst nur die Nettobeträge an und fügst am Ende der Rechnung den Hinweis hinzu „Umsatzsteuer wird nicht erhoben (§ 19 UStG).“ Bitte beachte aber die besonderen Umsatzsteuer-Regelungen, wenn du als Kleinunternehmer digitale Inhalte in das EU-Ausland lieferst.
• Wenn du als Gebrauchtwarenhändler der Differenzbesteuerung unterliegst, musst du dies ebenfalls mit einem Zusatz kenntlich machen (z.B. so: „Umsatzsteuer wird aufgrund Differenzbesteuerung nicht ausgewiesen (§ 25a UStG).“).

Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen

Rechnungen, in denen der Gesamtrechnungsbetrag (inkl. etwaiger Steuern und Versand) 250 Euro nicht übersteigt, sind Kleinbetragsrechnungen im Sinne von § 33 UStDVO. Bei diesen Rechnungen darfst du von den obigen Angaben zum Teil abweichen. So darfst du in diesem Fall auf Namen und Anschrift des Käufers und auf die Vergabe einer Rechnungsnummer verzichten.

Wir raten allerdings dazu, gleich die vollständigen Angaben in das eigene Rechnungsmuster zu übernehmen. Dann musst du nicht mit verschiedenen Rechnungsmustern arbeiten und vermeidest es, bei größeren Rechnungsbeträgen versehentlich Angaben auszulassen. Du wirst außerdem sehen, dass die ordentliche Vergabe von fortlaufenden Rechnungsnummern eine große Hilfe für die eigene Buchhaltung ist.

Aufbewahrungspflicht für deine Rechnungen

Du musst als Verkäufer alle gestellten Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren. Am besten legst du dir gleich zu Beginn einen Ordner an, in dem du alle versandten Rechnungen nach Datum oder Rechnungsnummer geordnet ablegst. Über diese Ordnung freut sich dann auch dein Steuerbüro.

Rechnungen und Datenschutz

Wenn du Rechnungen ausstellst, verarbeitest du in der Regel personenbezogene Daten (z.B. Name und Adresse des Kunden). Daher musst du die Bestimmungen der DSGVO einhalten. Folgende Punkte sind für dich daher besonders wichtig:

• Informationspflichten: Nach Artikel 13 und 14 DSGVO musst du betroffene Personen (z.B. deine Kunden) darüber informieren, welche personenbezogenen Daten du erhebst und wie diese verarbeitet werden. Dies erfolgt üblicherweise durch eine Datenschutzerklärung.
• Datenschutzerklärung: Eine Datenschutzerklärung ist erforderlich, um Kunden über die Erhebung und Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Diese Erklärung sollte für deinen Kunden (vor der Datenverarbeitung) zugänglich sein und gegebenenfalls auch auf Rechnungen oder anderen geschäftlichen Dokumenten referenziert werden.
• Verarbeitungsverzeichnis: Alle Datenverarbeitungstätigkeiten musst du laut DSGVO in einem Verarbeitungsverzeichnis dokumentieren und auf Anfrage den zuständigen Behörden vorlegen.

Weiterführende Hinweise