ZFU-Zulassung für Onlinekurse & Coaching: Pflichten, Kosten, Alternativen
Du möchtest einen Onlinekurs oder ein Coaching-Programm verkaufen? Dann bist du früher oder später mit einer zentralen Frage konfrontiert: Brauche ich eine Zulassung der Zentralstelle für Fernunterricht (ZFU)?
Die Antwort lässt sich ziemlich schnell klären, wenn du weißt, worauf es ankommt. In diesem Artikel erfährst du:
- Wann eine ZFU-Zulassung vorgeschrieben ist – und wann nicht,
- warum es das Zulassungsverfahren überhaupt gibt,
- wie du dein Angebot selbst rechtlich einordnen kannst,
- mögliche Vor- und Nachteile der Zulassung
- und was du tun musst, wenn eine Zulassung für dein Angebot erforderlich ist.
Was ist die ZFU – und warum gibt es sie?
Die Zentrale Stelle für Fernunterricht (ZFU) ist eine Behörde mit Sitz in Köln. Sie gehört organisatorisch zum Ministerium für Schule und Bildung des Landes Nordrhein-Westfalen und ist bundesweit zuständig für die Prüfung und Zulassung von Fernunterrichtsangeboten..
Rechtsgrundlage für die Zulassungspflicht und die Prüfung durch die ZFU ist das Fernunterrichtsschutzgesetz (FernUSG). Es regelt, unter welchen Bedingungen Fernunterricht angeboten werden darf – und wann eine vorherige Genehmigung durch die ZFU erforderlich ist.
Das Fernunterrichtsschutzgesetz (FernUSG) schützt Teilnehmende vor unseriösen oder schlecht aufbereiteten Fernkursen. Weil beim Fernunterricht meist keine persönliche Begegnung mit dem Anbieter möglich ist, schreibt das Gesetz klare Anforderungen vor – etwa zu Lernzielen, Betreuung, Widerrufsrecht, Gerichtsstand und Vertragstransparenz.
Wenn alles passt, wird eine Zulassung erteilt. Ohne Zulassung hingegen darf das Angebot nicht rechtmäßig verkauft werden.
Die ZFU prüft nicht, ob deine Inhalte fachlich richtig oder besonders tiefgehend sind. Sie schaut aber, ob dein Kurs strukturiert aufgebaut ist, ein nachvollziehbares Lernziel verfolgt und pädagogisch sinnvoll konzipiert ist.
Brauche ich eine ZFU-Zulassung?
Ob dein Kurs oder Coaching-Programm zulassungspflichtig ist, hängt nicht vom Thema oder vom Preis ab – sondern davon, ob dein Angebot die rechtlichen Merkmale von Fernunterricht erfüllt. Entscheidend ist § 1 Absatz 1 des Fernunterrichtsschutzgesetzes (FernUSG).
Dein Angebot ist zulassungspflichtig, wenn alle vier der folgenden Punkte zutreffen:
-
Es ist entgeltlich.
Du verlangst Geld für den Zugang – also z. B. eine Kursgebühr, einen Paketpreis oder einen Monatsbeitrag. -
Es vermittelt Kenntnisse oder Fähigkeiten.
Ziel deines Kurses ist, dass die Teilnehmer etwas lernen oder anwenden können – z. B. Business-Strategien, Kommunikation, Technik, Persönlichkeitsentwicklung usw. -
Es findet räumlich getrennt statt.
Du und deine Teilnehmer lernen nicht gemeinsam vor Ort. Das ist häufig bei Online-Kursen der Fall.
→ Achtung:
Reine Live-Formate ohne Selbstlernphasen gelten oft nicht als „räumlich getrennt“ im Sinne des Gesetzes. -
Es enthält eine Erfolgskontrolle.
Du prüfst oder begleitest den Lernfortschritt – z. B. durch Einsendeaufgaben, Tests, Feedback-Loops, Checklisten oder Aufgaben, die zurückgeschickt werden sollen.
→ Ein reines Frageforum oder ein freiwilliger Coaching-Call reicht meist nicht aus, um dieses Kriterium zu erfüllen.
Nur wenn alle vier Merkmale erfüllt sind, liegt zulassungspflichtiger Fernunterricht vor. Trifft auch nur eines nicht zu, brauchst du keine ZFU-Zulassung.
Keine Zulassungspflicht — trotzdem rechtssicher arbeiten
Auch wenn dein Angebot nicht unter das FernUSG fällt, brauchst du natürlich trotzdem rechtlich saubere AGB, Verträge und Datenschutzhinweise – für dein Coaching und deine Onlinekurse.
👉 Dafür findest du bei uns:
- das AGB-Paket für Onlinekurse – für Selbstlernformate, Webinare & Memberships ohne ZFU-Pflicht
- und das Coachingvertrag & AGB-Paket – speziell für 1:1-Coachings und Gruppenprogramme ohne ZFU-Pflicht
Beispiele: Wann greift das FernUSG – und wann nicht?
Fall 1: Zulassungspflichtig
Anna bietet einen achtwöchigen Onlinekurs „Selbstbewusst sichtbar auf Instagram“ für 749 € an. Die Teilnehmenden arbeiten eigenständig mit Video-Modulen, Arbeitsblättern und wöchentlichen Reflexionsaufgaben, die sie einsenden und von Anna kommentiert zurückbekommen. Es gibt außerdem eine Community-Gruppe und zwei Live-Calls zur Vertiefung.
→ Ergebnis: Das Angebot erfüllt alle vier Kriterien des FernUSG: entgeltlich, räumlich getrennt, mit systematischer Lernerfolgskontrolle und Wissenstransfer. Anna braucht eine ZFU-Zulassung.
Fall 2: Nicht zulassungspflichtig
Ben ist Coach für Stressprävention und bietet ein dreistündiges Live-Webinar an. Es findet einmalig über Zoom statt, ist komplett synchron und richtet sich an Selbstständige. Ben hält einen Vortrag, beantwortet Fragen im Chat und stellt im Nachgang die Präsentation zur Verfügung. Es gibt keine Aufgaben, keine Rückmeldungen und keine Selbstlernphasen.
→ Ergebnis: Das Angebot ist nicht zulassungspflichtig, weil keine systematische Erfolgskontrolle stattfindet und auch keine räumliche Trennung im Sinne des FernUSG vorliegt. Reine Live-Formate mit optionalem Austausch gelten meist nicht als Fernunterricht.
Fall 3: Kommt drauf an
Clara bietet ein vierwöchiges Coaching-Programm zum Thema „Resilienz im Arbeitsalltag“ für 399 € an. Es enthält:
- wöchentliche Live-Calls (Zoom, 90 Min)
- ein begleitendes PDF mit Impulsfragen
- einen geschlossenen Telegram-Kanal für Austausch
- die Möglichkeit, per E-Mail individuelle Fragen zu stellen
→ Ergebnis: Das Angebot ist nicht eindeutig zulassungspflichtig. Zwar ist es entgeltlich und auf Wissensvermittlung ausgerichtet, aber:
- Die Live-Calls finden synchron statt – also nicht klar räumlich getrennt,
- es gibt keine strukturierte Erfolgskontrolle, sondern nur freiwilligen Austausch.
Claras Angebot könnte zulassungsfrei sein, wenn es tatsächlich keine Aufgaben mit Rückmeldungspflicht gibt und die Inhalte rein live vermittelt werden.
Aber: Falls sie das PDF später zu einem Selbstlernmodul ausbaut oder Aufgaben mit Rückmeldung einfordert, kann die Zulassungspflicht greifen.
Wie läuft das Zulassungsverfahren ab?
Wenn dein Angebot unter das FernUSG fällt, musst du vor dem Start eine Zulassung bei der ZFU beantragen. Das Verfahren folgt klaren Regeln – und ist gut machbar, wenn du weißt, worauf es ankommt. Hier findest du die wichtigsten Schritte im Überblick.
1. Unterlagen vorbereiten
Die ZFU prüft sowohl die Inhalte als auch die rechtliche Ausgestaltung deines Kurses. Du reichst dafür deinen Kurs so ein, wie du ihn Teilnehmenden tatsächlich anbieten würdest – ergänzt um einen klaren Überblick über Aufbau und Ablauf.
Idealerweise reichst du folgende Unterlagen ein:
- Ausgefüllten Zulassungsantrag der ZFU
- Lernmaterialien: Alle PDFs, Videos, Arbeitsblätter etc. in der endgültigen Fassung
- Kursstrukturplan: Übersicht über Module, Zeitplan, Lernziele und methodischer Aufbau
- Nachweise zur Lernerfolgskontrolle: z. B. Einsendeaufgaben, Testfragen, Rückmeldeformate
- Betreuungs- und Feedbacksystem: Wie begleitest du den Lernfortschritt? Wann bist du erreichbar? Gibt es Feedback-Loops?
- Vertragsunterlagen: Fernunterrichtsvertrag mit Pflichtangaben nach § 4 FernUSG (z. B. Laufzeit, Kündigungsregelung, Widerrufsrecht)
- AGB und Datenschutzerklärung: vollständig, klar formuliert und DSGVO-konform
2. Antrag stellen
Informiere dich bei der ZFU genau über die notwendigen Schritte. Hier kannst du auch nochmal prüfen, ob dein Angebot zulassungspflichtig ist.
Den Zulassungsantrag reichst du per E-Mail bei der ZFU ein (an poststelle@zfu.nrw.de). Nachdem dein Antrag dort eingegangen ist, bekommst du einen individuellen Upload-Link zu einer Cloud, in die du alle erforderlichen Unterlagen hochladen kannst.
Für jedes Kursformat musst du einen separaten Antrag stellen – auch bei kleineren Abwandlungen (z. B. Selbstlernkurs vs. Coaching-Begleitung, Gruppen- vs. Einzelbetreuung).
Die Gebühren richten sich nach dem Verkaufspreis deines Angebots. Details findest du im nächsten Abschnitt.
3. Prüfung durch die ZFU
Die ZFU prüft deinen Antrag in zwei Schritten:
1. Formelle Prüfung
Sind alle Unterlagen vollständig? Entsprechen sie den formalen Anforderungen?
2. Inhaltliche Prüfung
Ist der Kurs didaktisch sinnvoll aufgebaut? Sind die Lernziele erreichbar? Entsprechen Vertrag und Widerrufsregelung den gesetzlichen Vorgaben?
Auch dein Betreuungskonzept und die Erfolgskontrollen werden inhaltlich geprüft.
4. Bescheid erhalten
Es gibt zwei mögliche Ergebnisse:
-
Zulassung (§ 12 Abs. 1 FernUSG)
→ Dein Kurs wird offiziell zugelassen. Du erhältst eine ZFU-Nummer, die du in deinem Angebot angeben darfst und musst. -
Vorläufige Zulassung (§ 12 Abs. 3 FernUSG)
→ Wenn noch Unterlagen nachzureichen sind, kann die ZFU zunächst eine befristete Zulassung erteilen – z. B. bis zur abschließenden Prüfung.
Wichtig: Wenn die ZFU nicht innerhalb von drei Monaten nach Antragseingang über deinen vollständig eingereichten Antrag entscheidet, gilt der Kurs automatisch als genehmigt (§ 12a FernUSG). Die Frist beginnt jedoch nur, wenn alle Unterlagen vollständig vorliegen.
5. Was passiert nach der Zulassung?
Wenn dein Kurs zugelassen worden ist, bekommst du eine Zulassungsnummer. Diese musst du gut sichtbar auf deiner Website oder Verkaufsseite angeben – idealerweise direkt beim Kursangebot. Sie signalisiert, dass dein Kurs geprüft und offiziell zugelassen ist. Das schafft Vertrauen bei potenziellen Kunden und kann dir rechtliche Sicherheit geben.
Achte darauf, dass dein Angebot nach der Zulassung nicht wesentlich verändert wird – denn das kann eine neue Prüfungspflicht auslösen. Beispiele für meldepflichtige Änderungen:
- Neue oder stark überarbeitete Module
- Veränderungen im Betreuungskonzept
- Wesentliche Preisänderungen
- Wechsel der Plattform oder des Vertragsmodells
Tipp: Halte Änderungen an deinem Kursangebot schriftlich fest – so kannst du bei Bedarf nachweisen, was sich wann verändert hat.
Gebühren und Fristen
Die Gebühren für die ZFU-Zulassung basieren auf dem Verkaufspreis deines Kurses und sind in der Allgemeinen Verwaltungsgebührenordnung des Landes NRW geregelt.
Hier findest du die ZFU-Gebührenordnung auf zfu.de (PDF).
Es handelt sich um einmalige Gebühren pro Kurs und Format – unabhängig davon, wie viele Teilnehmende du später hast.
ZFU Zertifizierung Kosten (Stand 2025):
Maßnahme | Rechtsgrundlage | Gebühr | Frist |
---|---|---|---|
Erstzulassung | § 12 Abs. 1 FernUSG | 150% des Kurspreises (mindestens 1.050 €) | in der Regel 3 Monate |
Vorläufige Zulassung | § 12 Abs. 3 FernUSG | 200% des Kurspreises (mindestens 1.050 €) | in der Regel 3 Monate |
Zulassung bei wesentlichen Änderungen | § 12 Abs. 1 Satz 2 | 50% der ursprünglichen Zulassungsgebühr (mindestens 525 €) | – |
Fortbestandsprüfung | ZFU-Praxis | 30% des Kurspreises (z. B. bei wesentlichen Updates) | – |
Bemessungsgrundlage ist immer der Endpreis für Teilnehmer inklusive Umsatzsteuer. Wenn du zum Beispiel 699 € brutto für deinen Kurs verlangst, beträgt die Gebühr für die Erstzulassung 1.048,50 €. Du zahlst dann die Mindestgebühr in Höhe von 1.050 €.
Fristen im Überblick
Bearbeitungszeit
Die ZFU hat laut § 12a FernUSG maximal drei Monate Zeit, über deinen vollständig eingereichten Antrag zu entscheiden.
Genehmigungsfiktion
Reagiert die ZFU in dieser Zeit nicht, gilt dein Kurs automatisch als zugelassen – aber nur, wenn dein Antrag tatsächlich vollständig war.
Nachreichungen
Wenn du Unterlagen nachreichen musst, beginnt die Dreimonatsfrist erst neu, sobald alles vollständig vorliegt.
Plane am besten mit mindestens 3-4 Monate Vorlauf, bevor du deinen Kurs vermarktest – vor allem, wenn du auf eine offizielle ZFU-Nummer angewiesen bist.
ZFU-Zertifizierung: Wann lohnt sie sich – und wann nicht?
Eine ZFU-Zulassung ist ein starkes Qualitätsmerkmal – aber nur sinnvoll, wenn du sie brauchst oder gezielt als strategischen Vorteil nutzt. Wenn du bewusst darauf verzichten willst, kann das völlig legitim und strategisch sinnvoll sein.
Mögliche Vorteile einer ZFU-Zulassung
- Vertrauensaufbau und Glaubwürdigkeit: Die staatliche Zulassung kann potenzielle Kunden überzeugen – besonders bei hochpreisigen oder sensiblen Angeboten.
- Marketing-Freiheit: Du darfst Begriffe wie „Fernlehrgang“, „staatlich zugelassen“ oder „ZFU-zertifiziert“ offiziell verwenden.
Mögliche Nachteile
- Hohe Einmalkosten: Die Gebühren starten bei 1.050 € pro Kurs – bei jedem Format. Gerade, wenn du mit einem Angebot startest, ist das ein ziemlich hohes Investment.
- Zeitaufwand: Antrag, Unterlagen, Prüfung – du brauchst mitunter mehrere Wochen bis Monate.
- Eingeschränkte Flexibilität: Nach der Zulassung darfst du dein Angebot nicht einfach ändern (z. B. neue Module, veränderte Betreuung), ohne das erneut prüfen zu lassen.
- Bürokratischer Aufwand: Du brauchst u. a. ein didaktisches Konzept, Vertragsunterlagen, Erfolgskontrollen – nicht jeder will das in dieser Tiefe dokumentieren.
Was tun, wenn du keine ZFU-Zulassung willst?
Du willst dein Angebot bewusst ohne ZFU-Zulassung vertreiben? Das ist möglich – solange dein Kurs nicht alle vier Kriterien aus § 1 FernUSG erfüllt. Denn: Nur wenn alle Punkte gemeinsam zutreffen, ist die Zulassung vorgeschrieben.
Das bedeutet: Du kannst dein Angebot rechtssicher anpassen, ohne auf professionelle Inhalte zu verzichten.
Gestaltungsmöglichkeiten: dein Angebot rechtssicher ohne ZFU verkaufen
-
Keine systematische Lernerfolgskontrolle einbauen
Du kannst Inhalte per Video oder PDF vermitteln – solange du den Lernfortschritt nicht systematisch prüfst (z. B. durch Einsendeaufgaben, Tests oder strukturierte Rückmeldungen), brauchst du keine Zulassung. -
Live-Elemente ohne verpflichtende Nachbereitung anbieten
Auch wenn du Live-Sessions machst, bist du zulassungsfrei, solange du keine verbindlichen Aufgaben verteilst und du Lernerfolge nicht individuell bewertest. -
Den Fokus klar auf Persönlichkeitsentwicklung oder Freizeit legen
Angebote, die nicht der beruflichen Weiterbildung dienen (z. B. Journaling, Achtsamkeit, Selbstwahrnehmung), fallen seltener unter das FernUSG – vor allem, wenn du sie nicht mit wirtschaftlichem Nutzen bewirbst. -
Selbstlernkurse ohne Begleitung oder Kontrolle anbieten
Ein reines Videotraining mit optionalem Austausch (z. B. über eine Community) ist oft zulassungsfrei – sofern du keine verpflichtende Lernüberprüfung durchführst.
Was du vermeiden solltest
- Begriffe wie „staatlich geprüft“, „zertifiziert“ oder „anerkannt“, wenn dein Angebot nicht ZFU-zugelassen ist.
- Zertifikate mit offiziellem Anschein – z. B. mit Logos, Stempeloptik oder „Abschlussprüfung“
- Ein Angebot, das faktisch alle vier Kriterien erfüllt.
Passende Rechtstexte für dein Online-Angebot
Wenn dein Angebot nicht unter das FernUSG fällt, brauchst du keine ZFU-Zulassung – aber rechtssichere Verträge, AGB und Datenschutz bleiben trotzdem wichtig.
👉 Für solche Angebote findest du bei uns:
- AGB-Paket für Onlinekurse – ideal für Selbstlernformate, Live-Webinare & Memberships
- Coachingvertrag & AGB-Paket – speziell für 1:1-Coachings und Gruppenprogramme ohne ZFU-Pflicht
Häufige Fragen
Wie viel kostet eine ZFU-Zulassung?
Die Gebühren hängen vom Kursverkaufspreis ab. Für eine Erstzulassung zahlst du 150% des Brutto-Kurspreises, mindestens aber 1.050 €.
Was genau prüft die ZFU bei meinem Kurs?
Die ZFU prüft, ob dein Kurs pädagogisch sinnvoll aufgebaut ist, ein klares Lernziel hat, eine strukturierte Lernerfolgskontrolle enthält und ob deine Vertragsunterlagen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die inhaltliche Tiefe oder fachliche Richtigkeit der Kursinhalte prüft die ZFU nicht.
Ist eine ZFU-Zulassung Pflicht für meinen Onlinekurs?
Nur, wenn du dein Angebot entsprechend gestaltest und alle Kriterien des FernUSG erfüllst. Wenn du deinen Kurs nicht zertifizieren möchtest, kannst du die Pflicht umgehen, indem du dein Angebot so gestaltest, dass nicht alle vier Kriterien des FernUSG gleichzeitig erfüllt sind. Zum Beispiel: keine verpflichtende Erfolgskontrolle einbauen oder den Fokus auf persönliche Entwicklung statt berufliche Weiterbildung legen.
Wo finde ich den offiziellen Zulassungsantrag der ZFU?
Den Antrag und weitere Infos findest du auf der Website der ZFU: https://www.zfu.de
Muss ich eine ZFU-Zulassung für jedes Kursformat separat beantragen?
Ja. Jede Variante deines Angebots (beisielsweise ein Selbstlernkurs ohne Begleitung ound ein betreutes Gruppenprogramm) braucht eine eigene Zulassung.
Was passiert, wenn ich meine Kursinhalte nach der Zulassung ändere?
Bei wesentlichen Änderungen musst du eine erneute Zulassung beantragen. Das wäre beispielsweise der Fall, wenn du neue Module hinzufügst, andere Betreuungsformate etablierst oder der Preis sich stark verändert.
Was darf ich NICHT sagen, wenn mein Kurs keine ZFU-Zulassung hat?
Vermeide Aussagen wie „staatlich geprüft“, „zertifiziert“ oder „anerkannt“, wenn du keine offizielle ZFU-Nummer hast. Auch Zertifikate mit Siegeln, Stempeloptik oder Prüfungsvermerken sind problematisch.
Darf ich meinen Kurs ohne ZFU-Zulassung verkaufen, wenn ich alle vier Kriterien des FernUSG erfülle?
Nein. Wenn dein Kurs alle vier Kriterien erfüllt (entgeltlich, Wissenstransfer, räumlich getrennt, Erfolgskontrolle), ist eine Zulassung Pflicht. Ohne Zulassung drohen rechtliche Konsequenzen.