ZFU-Zulassung für Onlinekurse & Coaching: Pflichten, Kosten, Alternativen

Du möchtest einen Onlinekurs oder ein Coaching-Programm verkaufen? Dann bist du früher oder später mit einer zentralen Frage konfrontiert: Brauche ich eine Zulassung der Zentralstelle für Fernunterricht (ZFU)?

Die Antwort lässt sich schnell klären, wenn du weißt, worauf es ankommt. In diesem Artikel erfährst du,

• wann eine ZFU-Zulassung vorgeschrieben ist – und wann nicht,
• warum es das Zulassungsverfahren überhaupt gibt,
• wie du dein Angebot selbst rechtlich einordnen kannst,
• welche Vor- und Nachteile eine Zulassung hat und
• was du tun musst, wenn dein Angebot eine Zulassung erfordert.

Was ist die ZFU – und warum gibt es sie?

Die Zentrale Stelle für Fernunterricht (ZFU) ist eine Behörde mit Sitz in Köln. Sie gehört zum Ministerium für Schule und Bildung des Landes Nordrhein-Westfalen und ist bundesweit zuständig für die Prüfung und Zulassung von Fernunterrichtsangeboten.

Rechtsgrundlage für die Zulassungspflicht und die Prüfung durch die ZFU ist das Fernunterrichtsschutzgesetz (FernUSG). Das FernUSG regelt,

• welche Angebote als Fernunterricht gelten,
• wann eine Zulassung des Angebots durch die ZFU erforderlich ist,
• welche Bedingungen das Angebot für eine Zulassung erfüllen muss und
• welche Folgen es hat, wenn ein zulassungspflichtiges Angebot ohne ZFU-Zulassung vertrieben wird.

Das FernUSG soll Teilnehmer vor unseriösen oder schlecht aufbereiteten Fernkursen schützen. Weil beim Fernunterricht meist keine persönliche Begegnung mit dem Anbieter möglich ist, stellt das Gesetz besondere Anforderungen an Lernziele, Betreuung, Widerrufsrecht, Gerichtsstand und Vertragstransparenz.

Wenn der Anbieter nachweisen kann, diese Voraussetzungen zu erfüllen, erteilt die ZFU die Zulassung. Ohne Zulassung hingegen darf Fernunterricht nicht vermarktet werden.

Brauche ich eine ZFU-Zulassung?

Ob dein Kurs oder Coaching-Programm zulassungspflichtig ist, hängt nicht vom Thema oder vom Preis ab – sondern davon, ob dein Angebot die rechtlichen Merkmale von Fernunterricht erfüllt. Entscheidend ist § 1 FernUSG.

Dein Angebot ist zulassungspflichtig bei der ZFU, wenn alle folgenden Punkte zutreffen:

1. Entgeltlichkeit:
   Du verlangst eine Vergütung, d.h. ein Teilnahmeentgelt.
   
   
2. Vermittlung von bestimmten Kenntnissen oder Fähigkeiten:
   Du bietest an, vorher definierte Kenntnisse oder Fähigkeiten zu vermitteln. Dabei ist ein beruflicher oder wirtschaftlicher Bezug ist nicht zwingend. Es kann sich z.B. auch um einen Sprachkurs handeln, den jemand in Vorbereitung auf einen Urlaub bucht. Entscheidend ist, dass ein vorher festgelegtes Lernziel beworben wird.
   
   
3. „Räumliche Trennung“:
   Lehrende und Lernende sind „ausschließlich oder überwiegend räumlich getrennt“. Dieses Merkmal stammt aus einer Zeit, in der es noch keine Videokonferenzen gab. Gemeint ist: Für die Teilnehmer gibt es vor allem vorgefertigtes Material zum eigenständigen Durcharbeiten („Fernlehrmaterial“). Das selbstständige Lernen wird ergänzt durch gelegentliche Unterrichtseinheiten in Präsenz, d.h. in direktem Austausch mit dem Anbieter, so dass sich ein Gespräch über den Lernstoff entwickeln kann. „Präsenz“ kann heute auch eine Videokonferenz bedeuten. Es geht bei der „räumlichen Trennung“ also nicht um die Frage, wo sich die Beteiligten aufhalten, sondern um ein im Wesentlichen selbstständiges Lernen, das ergänzt werden kann durch gelegentliche Live-Formate.
   
   
4. Überwachung des Lernerfolgs:
   Der Anbieter prüft, inwiefern die Teilnehmer den Lernstoff verinnerlicht und verstanden haben. Das kann durch Hausaufgaben passieren, die der Anbieter vergibt und nach Erledigung „sorgfältig korrigiert“ (§ 2 FernUSG) – das kann auch online in Form eines Quiz oder einer Multiple-Choice-Prüfung geschehen. Zugleich soll der Anbieter dem Teilnehmer Hinweise geben, wie er den Lernerfolg noch verbessern kann. Im Kern geht es darum, dass Teilnehmer individuelle Rückmeldungen dazu bekommen, was sie bereits können und woran sie noch arbeiten müssen. Der BGH hat in seinem Urteil vom 12. Juni 2025 (siehe unten) ausgeführt, dass dieses Merkmal auch erfüllt sein kann, wenn Teilnehmer in einem Chat-Raum Fragen stellen können, auf die der Anbieter dann eingeht. Das Merkmal ist also schnell erfüllt.
   
   
5. Kein Hobbykurs zur Freizeitgestaltung:
   Angebote, die „nach Inhalt und Ziel ausschließlich der Freizeitgestaltung oder der Unterhaltung dienen“ (§ 12 FernUSG), können zwar auch Fernunterricht sein, brauchen aber keine Zulassung. Sie sind von der Zulassungspflicht ausgenommen.

Coaching-Urteil vom 12.6.2025 (BGH, Az. III ZR 109/24)

Fernunterricht oder nicht? Mit dieser Frage haben sich in der letzten Zeit eine ganze Reihe von Gerichten beschäftigt. Warum es darüber Rechtsstreitigkeiten gibt? Weil die Kriterien des FernUSG nicht eindeutig sind und das Gesetz in der Anwendung einige Grauzonen lässt.

In der Praxis gibt es vor allem zwei Konstellationen, die zu einer gerichtlichen Streitigkeit führen können:

• Ein Teilnehmer ist der Ansicht, das Kursangebot bräuchte eine Zulassung durch die ZFU. Denn wenn es der Kurs zulassungspflichtig ist, aber keine Zulassung hat, ist der Vertrag unwirksam. Der Teilnehmer kann dann das gesamte gezahlte Geld zurückverlangen – und dieser Erstattungsanspruch ist dann Gegenstand einer Klage.
• Ein Kursanbieter ist der Ansicht, ein Konkurrent biete zulassungspflichtigen Fernunterricht an, ohne eine ZFU-Zulassung zu haben. Das kann einen Wettbewerbsverstoß darstellen, der abgemahnt und gerichtlich verfolgt werden kann. Das Gericht entscheidet dann, ob der Konkurrent seinen Kurs weiter anbieten darf - und es entscheidet auch über mögliche Schadensersatzansprüche.

So ist es auch zu dem Fall gekommen, über den der Bundesgerichtshof am 12. Juni 2025 entschieden hat (Az. III ZR 109/24). Ein Coaching-Teilnehmer klagte auf Rückzahlung seines für das Coaching gezahlten Geldes. Dabei ging es unter anderem um die grundsätzliche Frage, ob ein „Coaching“ überhaupt zulassungspflichtiger Fernunterricht sein kann – und ob das FernUSG nicht nur gegenüber Verbrauchern gilt, sondern auch dann, wenn die Teilnehmer selbst Unternehmer sind (B2B-Coaching).

Der Bundesgerichtshof hat in seinem Urteil zum Coaching klargestellt: Auch Online-Coaching kann zulassungspflichtiger Fernunterricht sein – und zwar auch im B2B-Bereich. Fehlt die ZFU-Zulassung, ist der Coaching-Vertrag nichtig. Betroffene Anbieter müssen mit Rückzahlungsforderungen und rechtlichen Konsequenzen rechnen.

Im entschiedenen BGH-Fall hatte der Anbieter allerdings

• ein detailliertes Curriculum mit klaren Lernzielen ausgearbeitet,
• den Teilnehmern umfangreiches Material zum Selbstlernen bereitgestellt,
• den Lernerfolg durch persönliche Online-Sessions begleitet und
• individuelle Rückmeldungen zum Lernfortschritt gegeben.

Unter diesen Umständen, so der Bundesgerichtshof, seien alle Merkmale des FernUSG erfüllt gewesen. Der Anbieter hätte also eine ZFU-Zulassung beantragen müssen. Da der Coaching-Anbieter dies versäumt hatte, war der Vertrag nichtig. Und mangels Vertrags war der Teilnehmer berechtigt, die bereits gezahlten Kursgebühren zurückzuverlangen.

Was tun, wenn eine Zulassungspflicht besteht?

Dein Angebot erfüllt die Voraussetzungen für zulassungspflichtigen Fernunterricht ebenfalls? Dann hast Du hast zwei Möglichkeiten:

• Zulassung beantragen – hier erfährst du, wie das geht
• oder das Angebot so anpassen, dass keine Zulassungspflicht mehr besteht. Hier zeigen wir dir konkrete Optionen

Keine Zulassungspflicht — trotzdem rechtssicher arbeiten

Auch wenn dein Angebot nicht unter das FernUSG fällt, brauchst du natürlich trotzdem rechtlich saubere AGB, Verträge und Datenschutzhinweise – für dein Coaching und deine Onlinekurse.

👉 Dafür findest du bei uns:

• das AGB-Paket für Onlinekurse – für Selbstlernformate, Webinare & Memberships ohne ZFU-Pflicht
• und das Coachingvertrag & AGB-Paket – speziell für 1:1-Coachings und Gruppenprogramme ohne ZFU-Pflicht

Beispiele: Wann greift das FernUSG – und wann nicht?

Wie läuft das Zulassungsverfahren ab?

Wenn dein Angebot unter das FernUSG fällt, musst du vor dem Start eine Zulassung bei der ZFU beantragen. Das Verfahren folgt klaren Regeln – und ist gut machbar, wenn du weißt, worauf es ankommt. Hier findest du die wichtigsten Schritte im Überblick.

1. Unterlagen vorbereiten

Die ZFU prüft sowohl die Inhalte als auch die rechtliche Ausgestaltung deines Kurses. Du reichst dafür deinen Kurs so ein, wie du ihn Teilnehmenden tatsächlich anbieten würdest – ergänzt um einen klaren Überblick über Aufbau und Ablauf.

Idealerweise reichst du folgende Unterlagen ein:

• Ausgefüllten Zulassungsantrag der ZFU
• Lernmaterialien: Alle PDFs, Videos, Arbeitsblätter etc. in der endgültigen Fassung
• Kursstrukturplan: Übersicht über Module, Zeitplan, Lernziele und methodischer Aufbau
• Nachweise zur Lernerfolgskontrolle: z. B. Einsendeaufgaben, Testfragen, Rückmeldeformate
• Betreuungs- und Feedbacksystem: Wie begleitest du den Lernfortschritt? Wann bist du erreichbar? Gibt es Feedback-Loops?
• Vertragsunterlagen: Fernunterrichtsvertrag mit Pflichtangaben nach § 4 FernUSG (z. B. Laufzeit, Kündigungsregelung, Widerrufsrecht)
• AGB und Datenschutzerklärung: vollständig, klar formuliert und DSGVO-konform

2. Antrag stellen

Informiere dich bei der ZFU genau über die notwendigen Schritte. Hier kannst du auch nochmal prüfen, ob dein Angebot zulassungspflichtig ist.

Den Zulassungsantrag reichst du per E-Mail bei der ZFU ein (an poststelle@zfu.nrw.de). Nachdem dein Antrag dort eingegangen ist, bekommst du einen individuellen Upload-Link zu einer Cloud, in die du alle erforderlichen Unterlagen hochladen kannst.

Für jedes Kursformat musst du einen separaten Antrag stellen – auch bei kleineren Abwandlungen (z. B. Selbstlernkurs vs. Coaching-Begleitung, Gruppen- vs. Einzelbetreuung).

Die Gebühren richten sich nach dem Verkaufspreis deines Angebots. Details findest du im nächsten Abschnitt.

3. Prüfung durch die ZFU

Die ZFU prüft deinen Antrag in zwei Schritten:

1. Formelle Prüfung
Sind alle Unterlagen vollständig? Entsprechen sie den formalen Anforderungen?

2. Inhaltliche Prüfung
Ist der Kurs didaktisch sinnvoll aufgebaut? Sind die Lernziele erreichbar? Entsprechen Vertrag und Widerrufsregelung den gesetzlichen Vorgaben?

Auch dein Betreuungskonzept und die Erfolgskontrollen werden inhaltlich geprüft.

4. Bescheid erhalten

Es gibt zwei mögliche Ergebnisse:

• Zulassung (§ 12 Abs. 1 FernUSG)
  → Dein Kurs wird zugelassen. Du erhältst eine ZFU-Nummer, die du in deinem Angebot angeben darfst und musst.
• Vorläufige Zulassung (§ 12 Abs. 3 FernUSG)
  → Wenn noch Unterlagen nachzureichen sind, kann die ZFU zunächst eine befristete Zulassung erteilen – z. B. bis zur abschließenden Prüfung.
• Ablehnung
  → Wenn die ZFU zu dem Ergebnis kommt, dass dein Angebot die Anforderungen an Fernunterricht nicht erfüllt, wird der Antrag abgelehnt. Du musst dann dein Angebot anpassen, um entweder mit einem neuen Antrag eine Zulassung zu erhalten oder die Zulassungspflicht zu umgehen.

5. Was passiert nach der Zulassung?

Wenn dein Kurs zugelassen worden ist, bekommst du eine Zulassungsnummer. Diese musst du gut sichtbar auf deiner Website oder Verkaufsseite angeben – idealerweise direkt beim Kursangebot. Sie signalisiert, dass dein Kurs geprüft und offiziell zugelassen ist. Das schafft Vertrauen bei potenziellen Kunden und kann dir rechtliche Sicherheit geben.

Achte darauf, dass dein Angebot nach der Zulassung nicht wesentlich verändert wird – denn das kann eine neue Prüfungspflicht auslösen. Beispiele für meldepflichtige Änderungen:

• Neue oder stark überarbeitete Module
• Veränderungen im Betreuungskonzept
• Wesentliche Preisänderungen
• Wechsel der Plattform oder des Vertragsmodells

Gebühren und Fristen

Die Gebühren für die ZFU-Zulassung basieren auf dem Verkaufspreis deines Kurses und sind in der Allgemeinen Verwaltungsgebührenordnung des Landes NRW geregelt.

Hier findest du die ZFU-Gebührenordnung auf zfu.de (PDF).

Es handelt sich um einmalige Gebühren pro Kurs und Format – unabhängig davon, wie viele Teilnehmende du später hast.

ZFU Zertifizierung Kosten (Stand 2025):

Bemessungsgrundlage ist immer der Endpreis für Teilnehmer inklusive Umsatzsteuer. Wenn du zum Beispiel 699 € brutto für deinen Kurs verlangst, beträgt die Gebühr für die Erstzulassung 1.048,50 €. Du zahlst dann die Mindestgebühr in Höhe von 1.050 €.

Fristen im Überblick

Bearbeitungszeit
Die ZFU hat laut § 12a FernUSG maximal drei Monate Zeit, über deinen vollständig eingereichten Antrag zu entscheiden.

Genehmigungsfiktion
Reagiert die ZFU in dieser Zeit nicht, gilt dein Kurs automatisch als zugelassen – aber nur, wenn dein Antrag tatsächlich vollständig war.

Nachreichungen
Wenn du Unterlagen nachreichen musst, beginnt die Dreimonatsfrist erst neu, sobald alles vollständig vorliegt.

ZFU-Zertifizierung: Wann lohnt sie sich – und wann nicht?

Eine ZFU-Zulassung ist ein starkes Qualitätsmerkmal – aber nur sinnvoll, wenn du sie brauchst oder gezielt als strategischen Vorteil nutzt. Wenn du bewusst darauf verzichten willst, kann das völlig legitim und strategisch sinnvoll sein.

Wenn dein Programm klar den Fernunterrichtskriterien entspricht, ist eine ZFU‑Zulassung nicht nur optional, sondern rechtlich notwendig, um Vertragsnichtigkeit und Rückforderungsrisiken zu vermeiden.

Mögliche Vorteile einer ZFU-Zulassung

• Vertrauensaufbau und Glaubwürdigkeit: Die staatliche Zulassung kann potenzielle Kunden überzeugen – besonders bei hochpreisigen oder sensiblen Angeboten.
• Marketing-Freiheit: Du darfst Begriffe wie „Fernlehrgang“, „staatlich zugelassen“ oder „ZFU-zertifiziert“ offiziell verwenden.

Mögliche Nachteile

• Hohe Einmalkosten: Die Gebühren starten bei 1.050 € pro Kurs – bei jedem Format. Gerade, wenn du mit einem Angebot startest, ist das ein ziemlich hohes Investment.
• Zeitaufwand: Antrag, Unterlagen, Prüfung – du brauchst mitunter mehrere Wochen bis Monate.
• Eingeschränkte Flexibilität: Nach der Zulassung darfst du dein Angebot nicht einfach ändern (z. B. neue Module, veränderte Betreuung), ohne das erneut prüfen zu lassen.
• Bürokratischer Aufwand: Du brauchst u. a. ein didaktisches Konzept, Vertragsunterlagen, Erfolgskontrollen – nicht jeder will das in dieser Tiefe dokumentieren.

Folgen bei fehlender Zulassung

Fehlt die ZFU‑Zulassung, ist der Vertrag nichtig (§ 7 Abs. 1 FernUSG) – sofern das Angebot Fernunterricht im Sinne des § 1 Abs. 1 FernUSG ist. Das bedeutet: Gewinnansprüche entfallen, Kunden können ihr Geld zurückfordern — ohne dass der Anbieter Wertersatz verlangen kann, wenn er nicht konkret belegt, dass ein Kunde durch seine Leistung Ersatzkosten gespart hat.

Verstöße können Ordnungswidrigkeiten und Geldbußen (§ 21 FernUSG) oder Abmahnungen nach UWG nach sich ziehen.

Was tun, wenn du keine ZFU-Zulassung willst?

Du willst dein Angebot bewusst ohne ZFU-Zulassung vertreiben? Das kann funktionieren – aber nur, wenn du sicherstellst, dass nicht alle FernUSG-Kriterien gleichzeitig erfüllt sind.
Seit dem BGH-Urteil 2025 gilt: Schon einfache Rückfragemöglichkeiten oder abrufbare Inhalte können reichen, um die Zulassungspflicht auszulösen. Deshalb solltest du dein Angebot klar und nachvollziehbar zulassungsfrei strukturieren.

Gestaltungsmöglichkeiten: dein Angebot rechtssicher ohne ZFU verkaufen

• Keine systematische Lernerfolgskontrolle einbauen
  Du kannst Inhalte per Video oder PDF vermitteln – solange du den Lernfortschritt nicht systematisch prüfst (z. B. durch Einsendeaufgaben, Tests oder strukturierte Rückmeldungen), brauchst du keine Zulassung.
  
• Live-Elemente ohne verpflichtende Nachbereitung anbieten
  Auch wenn du Live-Sessions machst, bist du zulassungsfrei, solange du keine verbindlichen Aufgaben verteilst und du Lernerfolge nicht individuell bewertest.
  
• Den Fokus klar auf Persönlichkeitsentwicklung oder Freizeit legen
  Angebote, die nicht der beruflichen Weiterbildung dienen (z. B. Journaling, Achtsamkeit, Selbstwahrnehmung), fallen seltener unter das FernUSG – vor allem, wenn du sie nicht mit wirtschaftlichem Nutzen bewirbst.
  
• Selbstlernkurse ohne Begleitung oder Kontrolle anbieten
  Ein reines Videotraining mit optionalem Austausch (z. B. über eine Community) ist oft zulassungsfrei – sofern du keine verpflichtende Lernüberprüfung durchführst.

Dokumentation: Wenn du zulassungsfrei bleiben willst, dokumentiere den Beratungsfokus (Ziele, Methodik, keine Prüfung/kein Feedback zum Lernfortschritt) und vermeide, dass asynchrone Unterrichtsanteile (Aufzeichnungen, Video-Lektionen) überwiegen. Das reduziert das Risiko einer Fehleinordnung.

Was du vermeiden solltest

• Begriffe wie „staatlich geprüft“, „zertifiziert“ oder „anerkannt“, wenn dein Angebot nicht ZFU-zugelassen ist.
• Begriffe die Akademie und die Ausrichtung auf Wissensvermittlung, insbesondere wenn diese einen wirtschaftlichen oder beruflichen Nutzen verspricht.
• Zertifikate mit offiziellem Anschein – z. B. mit Logos, Stempeloptik oder „Abschlussprüfung“
• Ein Angebot, das faktisch alle Kriterien erfüllt.

Passende Rechtstexte für dein Online-Angebot

Wenn dein Angebot nicht unter das FernUSG fällt, brauchst du keine ZFU-Zulassung – aber rechtssichere Verträge, AGB und Datenschutz bleiben trotzdem wichtig.

👉 Für solche Angebote findest du bei uns:

• AGB-Paket für Onlinekurse – ideal für Selbstlernformate, Live-Webinare & Memberships
• Coachingvertrag & AGB-Paket – speziell für 1:1-Coachings und Gruppenprogramme ohne ZFU-Pflicht