ZFU-Zulassung für Onlinekurse & Coaching: Pflichten, Kosten, Alternativen

Du möchtest einen Onlinekurs oder ein Coaching-Programm verkaufen? Dann bist du früher oder später mit einer zentralen Frage konfrontiert: Brauche ich eine Zulassung der Zentralstelle für Fernunterricht (ZFU)?

Die Antwort lässt sich ziemlich schnell klären, wenn du weißt, worauf es ankommt. In diesem Artikel erfährst du:

• Wann eine ZFU-Zulassung vorgeschrieben ist – und wann nicht,
• warum es das Zulassungsverfahren überhaupt gibt,
• wie du dein Angebot selbst rechtlich einordnen kannst,
• mögliche Vor- und Nachteile der Zulassung
• und was du tun musst, wenn eine Zulassung für dein Angebot erforderlich ist.

Was ist die ZFU – und warum gibt es sie?

Die Zentrale Stelle für Fernunterricht (ZFU) ist eine Behörde mit Sitz in Köln. Sie gehört organisatorisch zum Ministerium für Schule und Bildung des Landes Nordrhein-Westfalen und ist bundesweit zuständig für die Prüfung und Zulassung von Fernunterrichtsangeboten..

Rechtsgrundlage für die Zulassungspflicht und die Prüfung durch die ZFU ist das Fernunterrichtsschutzgesetz (FernUSG). Es regelt, unter welchen Bedingungen Fernunterricht angeboten werden darf – und wann eine vorherige Genehmigung durch die ZFU erforderlich ist.

Das Fernunterrichtsschutzgesetz (FernUSG) schützt Teilnehmende vor unseriösen oder schlecht aufbereiteten Fernkursen. Weil beim Fernunterricht meist keine persönliche Begegnung mit dem Anbieter möglich ist, schreibt das Gesetz klare Anforderungen vor – etwa zu Lernzielen, Betreuung, Widerrufsrecht, Gerichtsstand und Vertragstransparenz.

Wenn alles passt, wird eine Zulassung erteilt. Ohne Zulassung hingegen darf das Angebot nicht rechtmäßig verkauft werden.

Brauche ich eine ZFU-Zulassung?

Ob dein Kurs oder Coaching-Programm zulassungspflichtig ist, hängt nicht vom Thema oder vom Preis ab – sondern davon, ob dein Angebot die rechtlichen Merkmale von Fernunterricht erfüllt. Entscheidend ist § 1 Absatz 1 des Fernunterrichtsschutzgesetzes (FernUSG).

Dein Angebot ist zulassungspflichtig, wenn alle vier der folgenden Punkte zutreffen:

1. Es ist entgeltlich.
   Du verlangst Geld für den Zugang – also z. B. eine Kursgebühr, einen Paketpreis oder einen Monatsbeitrag.
2. Es vermittelt Kenntnisse oder Fähigkeiten.
   Ziel deines Kurses ist, dass die Teilnehmer etwas lernen oder anwenden können – z. B. Business-Strategien, Kommunikation, Technik, Persönlichkeitsentwicklung usw.
3. Es findet räumlich getrennt statt.
   Du und deine Teilnehmer lernen nicht gemeinsam vor Ort. Das ist häufig bei Online-Kursen der Fall.
   → Achtung:
   Reine Live-Formate ohne Selbstlernphasen gelten oft nicht als „räumlich getrennt“ im Sinne des Gesetzes.
4. Es enthält eine Erfolgskontrolle.
   Du prüfst oder begleitest den Lernfortschritt – z. B. durch Einsendeaufgaben, Tests, Feedback-Loops, Checklisten oder Aufgaben, die zurückgeschickt werden sollen.
   → Ein reines Frageforum oder ein freiwilliger Coaching-Call reicht meist nicht aus, um dieses Kriterium zu erfüllen.

Keine Zulassungspflicht — trotzdem rechtssicher arbeiten

Auch wenn dein Angebot nicht unter das FernUSG fällt, brauchst du natürlich trotzdem rechtlich saubere AGB, Verträge und Datenschutzhinweise – für dein Coaching und deine Onlinekurse.

👉 Dafür findest du bei uns:

• das AGB-Paket für Onlinekurse – für Selbstlernformate, Webinare & Memberships ohne ZFU-Pflicht
• und das Coachingvertrag & AGB-Paket – speziell für 1:1-Coachings und Gruppenprogramme ohne ZFU-Pflicht

Beispiele: Wann greift das FernUSG – und wann nicht?

Wie läuft das Zulassungsverfahren ab?

Wenn dein Angebot unter das FernUSG fällt, musst du vor dem Start eine Zulassung bei der ZFU beantragen. Das Verfahren folgt klaren Regeln – und ist gut machbar, wenn du weißt, worauf es ankommt. Hier findest du die wichtigsten Schritte im Überblick.

1. Unterlagen vorbereiten

Die ZFU prüft sowohl die Inhalte als auch die rechtliche Ausgestaltung deines Kurses. Du reichst dafür deinen Kurs so ein, wie du ihn Teilnehmenden tatsächlich anbieten würdest – ergänzt um einen klaren Überblick über Aufbau und Ablauf.

Idealerweise reichst du folgende Unterlagen ein:

• Ausgefüllten Zulassungsantrag der ZFU
• Lernmaterialien: Alle PDFs, Videos, Arbeitsblätter etc. in der endgültigen Fassung
• Kursstrukturplan: Übersicht über Module, Zeitplan, Lernziele und methodischer Aufbau
• Nachweise zur Lernerfolgskontrolle: z. B. Einsendeaufgaben, Testfragen, Rückmeldeformate
• Betreuungs- und Feedbacksystem: Wie begleitest du den Lernfortschritt? Wann bist du erreichbar? Gibt es Feedback-Loops?
• Vertragsunterlagen: Fernunterrichtsvertrag mit Pflichtangaben nach § 4 FernUSG (z. B. Laufzeit, Kündigungsregelung, Widerrufsrecht)
• AGB und Datenschutzerklärung: vollständig, klar formuliert und DSGVO-konform

2. Antrag stellen

Informiere dich bei der ZFU genau über die notwendigen Schritte. Hier kannst du auch nochmal prüfen, ob dein Angebot zulassungspflichtig ist.

Den Zulassungsantrag reichst du per E-Mail bei der ZFU ein (an poststelle@zfu.nrw.de). Nachdem dein Antrag dort eingegangen ist, bekommst du einen individuellen Upload-Link zu einer Cloud, in die du alle erforderlichen Unterlagen hochladen kannst.

Für jedes Kursformat musst du einen separaten Antrag stellen – auch bei kleineren Abwandlungen (z. B. Selbstlernkurs vs. Coaching-Begleitung, Gruppen- vs. Einzelbetreuung).

Die Gebühren richten sich nach dem Verkaufspreis deines Angebots. Details findest du im nächsten Abschnitt.

3. Prüfung durch die ZFU

Die ZFU prüft deinen Antrag in zwei Schritten:

1. Formelle Prüfung
Sind alle Unterlagen vollständig? Entsprechen sie den formalen Anforderungen?

2. Inhaltliche Prüfung
Ist der Kurs didaktisch sinnvoll aufgebaut? Sind die Lernziele erreichbar? Entsprechen Vertrag und Widerrufsregelung den gesetzlichen Vorgaben?

Auch dein Betreuungskonzept und die Erfolgskontrollen werden inhaltlich geprüft.

4. Bescheid erhalten

Es gibt zwei mögliche Ergebnisse:

• Zulassung (§ 12 Abs. 1 FernUSG)
  → Dein Kurs wird offiziell zugelassen. Du erhältst eine ZFU-Nummer, die du in deinem Angebot angeben darfst und musst.
• Vorläufige Zulassung (§ 12 Abs. 3 FernUSG)
  → Wenn noch Unterlagen nachzureichen sind, kann die ZFU zunächst eine befristete Zulassung erteilen – z. B. bis zur abschließenden Prüfung.

5. Was passiert nach der Zulassung?

Wenn dein Kurs zugelassen worden ist, bekommst du eine Zulassungsnummer. Diese musst du gut sichtbar auf deiner Website oder Verkaufsseite angeben – idealerweise direkt beim Kursangebot. Sie signalisiert, dass dein Kurs geprüft und offiziell zugelassen ist. Das schafft Vertrauen bei potenziellen Kunden und kann dir rechtliche Sicherheit geben.

Achte darauf, dass dein Angebot nach der Zulassung nicht wesentlich verändert wird – denn das kann eine neue Prüfungspflicht auslösen. Beispiele für meldepflichtige Änderungen:

• Neue oder stark überarbeitete Module
• Veränderungen im Betreuungskonzept
• Wesentliche Preisänderungen
• Wechsel der Plattform oder des Vertragsmodells

Gebühren und Fristen

Die Gebühren für die ZFU-Zulassung basieren auf dem Verkaufspreis deines Kurses und sind in der Allgemeinen Verwaltungsgebührenordnung des Landes NRW geregelt.

Hier findest du die ZFU-Gebührenordnung auf zfu.de (PDF).

Es handelt sich um einmalige Gebühren pro Kurs und Format – unabhängig davon, wie viele Teilnehmende du später hast.

ZFU Zertifizierung Kosten (Stand 2025):

Bemessungsgrundlage ist immer der Endpreis für Teilnehmer inklusive Umsatzsteuer. Wenn du zum Beispiel 699 € brutto für deinen Kurs verlangst, beträgt die Gebühr für die Erstzulassung 1.048,50 €. Du zahlst dann die Mindestgebühr in Höhe von 1.050 €.

Fristen im Überblick

Bearbeitungszeit
Die ZFU hat laut § 12a FernUSG maximal drei Monate Zeit, über deinen vollständig eingereichten Antrag zu entscheiden.

Genehmigungsfiktion
Reagiert die ZFU in dieser Zeit nicht, gilt dein Kurs automatisch als zugelassen – aber nur, wenn dein Antrag tatsächlich vollständig war.

Nachreichungen
Wenn du Unterlagen nachreichen musst, beginnt die Dreimonatsfrist erst neu, sobald alles vollständig vorliegt.

ZFU-Zertifizierung: Wann lohnt sie sich – und wann nicht?

Eine ZFU-Zulassung ist ein starkes Qualitätsmerkmal – aber nur sinnvoll, wenn du sie brauchst oder gezielt als strategischen Vorteil nutzt. Wenn du bewusst darauf verzichten willst, kann das völlig legitim und strategisch sinnvoll sein.

Mögliche Vorteile einer ZFU-Zulassung

• Vertrauensaufbau und Glaubwürdigkeit: Die staatliche Zulassung kann potenzielle Kunden überzeugen – besonders bei hochpreisigen oder sensiblen Angeboten.
• Marketing-Freiheit: Du darfst Begriffe wie „Fernlehrgang“, „staatlich zugelassen“ oder „ZFU-zertifiziert“ offiziell verwenden.

Mögliche Nachteile

• Hohe Einmalkosten: Die Gebühren starten bei 1.050 € pro Kurs – bei jedem Format. Gerade, wenn du mit einem Angebot startest, ist das ein ziemlich hohes Investment.
• Zeitaufwand: Antrag, Unterlagen, Prüfung – du brauchst mitunter mehrere Wochen bis Monate.
• Eingeschränkte Flexibilität: Nach der Zulassung darfst du dein Angebot nicht einfach ändern (z. B. neue Module, veränderte Betreuung), ohne das erneut prüfen zu lassen.
• Bürokratischer Aufwand: Du brauchst u. a. ein didaktisches Konzept, Vertragsunterlagen, Erfolgskontrollen – nicht jeder will das in dieser Tiefe dokumentieren.

Was tun, wenn du keine ZFU-Zulassung willst?

Du willst dein Angebot bewusst ohne ZFU-Zulassung vertreiben? Das ist möglich – solange dein Kurs nicht alle vier Kriterien aus § 1 FernUSG erfüllt. Denn: Nur wenn alle Punkte gemeinsam zutreffen, ist die Zulassung vorgeschrieben.

Das bedeutet: Du kannst dein Angebot rechtssicher anpassen, ohne auf professionelle Inhalte zu verzichten.

Gestaltungsmöglichkeiten: dein Angebot rechtssicher ohne ZFU verkaufen

• Keine systematische Lernerfolgskontrolle einbauen
  Du kannst Inhalte per Video oder PDF vermitteln – solange du den Lernfortschritt nicht systematisch prüfst (z. B. durch Einsendeaufgaben, Tests oder strukturierte Rückmeldungen), brauchst du keine Zulassung.
• Live-Elemente ohne verpflichtende Nachbereitung anbieten
  Auch wenn du Live-Sessions machst, bist du zulassungsfrei, solange du keine verbindlichen Aufgaben verteilst und du Lernerfolge nicht individuell bewertest.
• Den Fokus klar auf Persönlichkeitsentwicklung oder Freizeit legen
  Angebote, die nicht der beruflichen Weiterbildung dienen (z. B. Journaling, Achtsamkeit, Selbstwahrnehmung), fallen seltener unter das FernUSG – vor allem, wenn du sie nicht mit wirtschaftlichem Nutzen bewirbst.
• Selbstlernkurse ohne Begleitung oder Kontrolle anbieten
  Ein reines Videotraining mit optionalem Austausch (z. B. über eine Community) ist oft zulassungsfrei – sofern du keine verpflichtende Lernüberprüfung durchführst.

Was du vermeiden solltest

• Begriffe wie „staatlich geprüft“, „zertifiziert“ oder „anerkannt“, wenn dein Angebot nicht ZFU-zugelassen ist.
• Zertifikate mit offiziellem Anschein – z. B. mit Logos, Stempeloptik oder „Abschlussprüfung“
• Ein Angebot, das faktisch alle vier Kriterien erfüllt.

Passende Rechtstexte für dein Online-Angebot

Wenn dein Angebot nicht unter das FernUSG fällt, brauchst du keine ZFU-Zulassung – aber rechtssichere Verträge, AGB und Datenschutz bleiben trotzdem wichtig.

👉 Für solche Angebote findest du bei uns:

• AGB-Paket für Onlinekurse – ideal für Selbstlernformate, Live-Webinare & Memberships
• Coachingvertrag & AGB-Paket – speziell für 1:1-Coachings und Gruppenprogramme ohne ZFU-Pflicht