Ab 1. Januar 2025: Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen – das müssen Unternehmen jetzt wissen

Ab 2025 E-Rechnungspflicht – und jetzt? Viele Unternehmer*innen fragen sich jetzt: Was genau heißt das – und was muss ich tun? Die gute Nachricht: Wer die Grundlagen kennt, kann sich entspannt vorbereiten. Denn die neuen Pflichten sind kein Grund zur Panik, sondern eine echte Chance, Prozesse schlanker und sicherer zu gestalten. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Pflicht gilt für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen – also im sogenannten B2B-Bereich. Was das konkret für Sie bedeutet – und wie Sie die Umstellung stressfrei meistern – zeigen wir Schritt für Schritt.

Das Wichtigste in Kürze

Was heißt das konkret?

Als Unternehmer*in benötigen Sie ab dem Stichtag ein funktionsfähiges E-Mail-Postfach, über das Sie strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können. Eine spezielle Software ist dafür nicht zwingend erforderlich – wohl aber die Bereitschaft, sich auf das neue Format einzustellen.

Wichtig: Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen greift zu einem späteren Zeitpunkt – abhängig von Unternehmensgröße und Umsatz. Ab 2025 geht es zunächst darum, E-Rechnungen empfangen zu können.

Was ist eine E-Rechnung im rechtlichen Sinn?

Bis Ende 2024 galt eine Rechnung als elektronische Rechnung, wenn sie in einem elektronischen Format erstellt und empfangen wurde. Dazu gehörten auch PDF-Rechnungen oder Rechnungen per E-Mail, sofern sie alle erforderlichen Rechnungsangaben enthielten (vgl. § 14 Absatz 1 Satz 8 UStG in der bis zum 31. Dezember 2024 gültigen Fassung).

Was hat sich ab 2025 geändert?

Ab dem 1. Januar 2025 wird der Begriff der elektronischen Rechnung gemäß § 14 Absatz 1 UStG neu definiert. Jetzt ist eine Rechnung nur noch dann eine „E-Rechnung“, wenn sie:

• in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wurde und
• eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG).

Welche Formate gelten als echte E-Rechnung?

Eine E-Rechnung muss also ein besonderes Format aufweisen, das bereits in der EU-Richtlinie 2014/55/EU vorgegeben wurde und in der europäischen Norm EN 16931 (vergleichbar einer DIN-Norm) technisch definiert ist.

Das technische Format dahinter: XML. Für Menschen schwer lesbar – aber maschinenlesbar und damit automatisiert verarbeitbar. Lesbar wird’s erst durch eine geeignete Visualisierungssoftware.

Die EU-Richtlinie erlaubt aber auch andere Dateiformate. Die gängigen Formate für E-Rechnungen sind:

• XRechnung – standardisiertes Format, das sich im öffentlichen Sektor etabliert hat
• ZUGFeRD – ein hybrides Format mit maschinenlesbarem XML-Anteil und visuell darstellbarer PDF-Komponente, geeignet für Unternehmen und Behörden

Wichtig: Das konkrete Format der E-Rechnung kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger individuell vereinbart werden – sofern das vereinbarte Format technisch die vollständige und korrekte Extraktion der gesetzlich geforderten Rechnungsinhalte ermöglicht.

Empfang und Übertragung: Was ist erlaubt?

Der Empfangsweg ist frei wählbar – solange die elektronische Weiterverarbeitung ohne Medienbruch möglich ist. Ein einfaches E-Mail-Postfach genügt in vielen Fällen. Weitere Optionen:

• Übertragungsweg via (Kunden-)Portal
• Elektronische Schnittstelle (z. B. API)

Achtung: Mit dem Anstieg an Dateianhängen in E-Mails steigt auch das Risiko für Cyberattacken. Wir empfehlen daher dringend, eine Software zu verwenden, welche die Rechnungsdokumente vor dem Import auf Schadsoftware prüft.

Wer ist betroffen?

Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für B2B-Geschäfte innerhalb Deutschlands.

• B2C bleibt ausgenommen: An Privatkund*innen müssen keine E-Rechnungen ausgestellt werden.
• Gutschriften fallen ab 2025 ebenfalls unter die neuen Vorgaben.
• Auslandsbeziehungen: Ist entweder Sender oder Empfänger außerhalb der EU ansässig, greift die Pflicht nicht. Hier sind weiterhin PDF- oder Papierrechnungen möglich.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.

Übergangsfristen auf einen Blick

Aufbewahrungspflicht

Wie bisher gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff (GoBD). E-Rechnungen müssen zehn Jahre lang archiviert werden – und zwar im ursprünglichen strukturierten Format, auch wenn zusätzlich eine PDF-Version vorliegt.

Was passiert bei Verstößen?

Für Rechnungsempfänger:

• Wer keine E-Rechnungen empfangen kann oder will, hat keinen Anspruch auf eine alternative Rechnung.
• Ohne gültige E-Rechnung entfällt der Vorsteuerabzug – ein finanzieller Nachteil.

Für Rechnungsaussteller:

• Bei Ausstellungspflicht gilt: Ohne korrektes Format keine wirksame Rechnung.
• Mögliche Folgen: Zahlungsverzögerungen, Streitigkeiten, Bußgelder.
• Rechtlicher Rahmen: Wer vorsätzlich oder fahrlässig gegen § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 oder S. 2 UStG verstößt, begeht gemäß § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG eine Ordnungswidrigkeit – und riskiert ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

Gerade für kleine Unternehmen, Selbstständige und Etsy-Händler*innen stellt sich die Frage: Was heißt „E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können“ konkret – und wie geht das praktisch?

Fünf einfache Schritte:

1. E-Mail-Postfach regelmäßig prüfen.
   Viele E-Rechnungen kommen künftig per Mail – oft als XML-Datei im Anhang. Dieses Format sieht kryptisch aus, enthält aber alle relevanten Rechnungsdaten. Speichern Sie solche Anhänge sorgfältig ab.
2. Dateien nicht löschen – sondern archivieren.
   Auch wenn zusätzlich ein PDF mitkommt: Nur die strukturierte Datei (z. B. .xml oder .xrechnung) erfüllt die gesetzlichen Anforderungen.
3. Sich mit einen einfachen Rechnungsprogramm auseinandersetzen.
   Es gibt hier verschiedenene Angebot (u.a. den XRechnungs-Viewer vom Bund, der Rechnungen anzeigt, aber nicht archiviert).
4. Steuerberater*in einbinden.
   Viele Kanzleien bieten E-Rechnungs-Schnittstellen oder übernehmen die Archivierung. Fragen Sie gezielt nach Unterstützung.
5. Virenschutz aktiv halten.
   E-Mail-Anhänge können Schadsoftware enthalten. Ein aktueller Virenscanner schützt Ihre Systeme und Ihre Daten.

Fazit: Jetzt handeln – und rechtzeitig umstellen

Die E-Rechnung kommt. Und mit ihr die Chance, Prozesse effizienter und sicherer zu gestalten. Auch wenn die Umstellung technische und organisatorische Anpassungen erfordert – sie lohnt sich. Unternehmen, die jetzt handeln, sichern sich nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch einen Vorsprung in der digitalen Zusammenarbeit.