Datenschutzkonforme Tools: Unsere Empfehlungen

DSGVO-konform? Das steht inzwischen auf fast jeder Tool-Webseite. Doch wo „DSGVO-konform" draufsteht, ist längst nicht immer DSGVO-konform drin. Oft handelt es sich nur um einen Marketing-Slogan – und das Risiko trägst am Ende du. Deshalb haben wir in diesem Artikel für dich eine kuratierte Liste datenschutzkonformer Tools zusammengestellt. Ob Webhosting, Newsletter-Versand, Dateiablage oder Buchhaltung: diese Anbieter sind nach unserem aktuellen Kenntnisstand rechtlich sauber aufgestellt sind und haben sich in der Praxis bewährt.

Warum DSGVO-konforme Tools?

Als Online-Unternehmer weißt du: Du musst dich an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) halten. Nicht nur das – du bist auch dafür verantwortlich, dass alle Tools, die in deinem Auftrag Daten deiner Nutzer verarbeiten, ebenfalls DSGVO-konform arbeiten. Das betrifft zum Beispiel:

• Webhoster (verarbeiten IP-Adressen)
• Newsletter-Tools (verarbeiten Namen und E-Mail-Adressen)
• Videokonferenz-Tools

Das Problem: Die Verantwortung für die Daten deiner Nutzer liegt bei dir. Wenn du nicht sicherstellst, dass ein Tool wirklich DSGVO-konform ist, kannst du dafür haftbar gemacht werden. Für Laien ist das nur schwer nachprüfbar und obwohl viele Tools mit "DSGVO-konform" werben, stimmt dies leider allzu oft einfach nicht.

Was bedeutet „DSGVO-konform" bei Tools überhaupt?

Ein Tool ist nicht „automatisch" DSGVO-konform. Entscheidend sind u. a.:

• Serverstandort & Datenübermittlung
  Idealerweise EU / EWR. Drittlandübermittlungen nur mit zulässiger Rechtsgrundlage (Art. 44 ff. DSGVO).
• Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag)
  Pflicht nach Art. 28 DSGVO, wenn das Tool personenbezogene Daten für dich verarbeitet.
• Transparenz & Sicherheitsmaßnahmen
  Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO), klare Datenschutzerklärung, kein Handel mit Daten & Transparenz.

Genau hier scheitern viele populäre Tools – auch wenn sie anderes behaupten.

Empfohlene datenschutzkonforme Tools – nach Einsatzbereich

Unsere Rechtsanwälte haben eine Reihe an Tools anhand zentraler Datenschutz-Kriterien bewertet. Diese Lösungen empfehlen wir auch unseren Mandanten, damit sie rechtskonform arbeiten können. Die Auswahl ist unabhängig, es handelt sich nicht um Werbung oder Kooperationen.

Buchhaltung

Diese Tools eignen sich für die laufende Buchhaltung und Rechnungsstellung:

• Lexware (lexoffice)
  Deutscher Anbieter, Serverstandorte in Deutschland, AV-Vertrag verfügbar.
  Geeignet für klassische Buchhaltung, Lohn & Steuer-Vorbereitung.
• sevDesk
  Cloud-basiert, DSGVO-konform einsetzbar, gute Schnittstellen für Selbstständige.
  Besonders beliebt bei kleinen Unternehmen.
• Papierkram
  Fokus auf einfache Buchhaltung und Rechnungen für Selbstständige und Kleinunternehmer.
  Datenverarbeitung in der EU, klarer AV-Vertrag.
• Sage
  Etablierter Anbieter mit umfangreichen Business-Lösungen.
  DSGVO-relevante Dokumentation vorhanden, eher für wachsende Unternehmen.

Videokonferenzen & Online-Meetings

Für Coachings, Beratungen und interne Meetings geeignet:

• OpenTalk
  Open-Source-basiert, Server in Deutschland, sehr hohe Datenschutzstandards.
  Besonders geeignet für sensible Gespräche.
• BBBServer
  Hosting von BigBlueButton auf deutschen Servern.
  Gute Lösung für Online-Trainings & Kurse.
• alfaview
  Deutscher Anbieter, DSGVO-konform nutzbar, AV-Vertrag vorhanden.
  Viele praktische Features wie Whiteboard oder Warteraum.

Daten ablegen & speichern (Dateien, Notizen, Kundenlisten)

• mailbox.org
  Umfangreiche Lösung für E-Mail, Cloud-Speicher, Office-Funktionen, Adressbuch & Kalender, Videokonferenzen, Server in Deutschland.
• Proton Drive
  Cloud-Speicher, Docs & Sheets, hoher Datenschutzstandard.
  Sitz in der Schweiz (DSGVO-angemessenes Datenschutzniveau).
• filen.io
  Dateiablage, Dateifreigabe, Notizen, Chats.
  Starke Verschlüsselung, AV-Vertrag verfügbar.

Online-Office-Pakete

• mailbox.org
  Text- und Tabellenbearbeitung ohne US-Tracking.
• CryptPad
  Open-Source-Lösung für Office Funktionen, Präsentationen, Code.
  Gut für kollaboratives Arbeiten ohne Datenschutz-Bauchschmerzen.

Link-in-Bio / Linkbaum

• Wonderlink
  Deutscher Anbieter, DSGVO-konform nutzbar, saubere Einbindung.
  Geeignet für Instagram, LinkedIn & Co.

E-Mail-Provider

• Posteo
  Fokus auf Sicherheit & Nachhaltigkeit, keine Tracker, Server in Deutschland.
• mailbox.org
  Siehe oben – vielseitig und rechtlich solide.
• Proton Mail
  Verschlüsselte Kommunikation, DSGVO-konform einsetzbar.
• WEB.DE
  Deutscher Anbieter, datenschutzrechtlich vertretbar bei korrekter Konfiguration, ziemlich werbelastig.

Webhosting

• netcup
  Serverstandorte in Deutschland, AV-Vertrag verfügbar.
• STRATO
  Großer deutscher Anbieter, DSGVO-konforme Basis für Websites & Shops.

Newsletter-Tools

• rapidmail
  Deutscher Anbieter, DSGVO-konform nutzbar, ideal für Einsteiger.
• Brevo
  EU-Anbieter mit umfangreichen Funktionen, flexible Marketing-Automationen.

Terminbuchung

Aktuell keine datenschutzrechtlich saubere Empfehlung aus unserer Prüfung.

Viele Termin-Tools übertragen Daten in Drittländer oder haben problematische Tracking-Integrationen.

Alternative:
Manuelle Terminvereinbarung per datenschutzkonformer E-Mail-Adresse (siehe unten) oder eigene Self-Hosted-Lösungen.

Typische Fehler – und wie du sie vermeidest

Marketing-Versprechen ersetzen keine Prüfung

Der häufigste Fehler ist, sich auf das Versprechen des Anbieters zu verlassen: „DSGVO-konform" auf der Website klingt beruhigend, ist aber kein verlässlicher Nachweis. Als Laie kannst du nicht jedes Detail rechtlich bewerten – aber du kannst ein paar klare Anhaltspunkte prüfen: Wo werden Daten verarbeitet (EU/EWR oder Drittland)? Bietet der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) an, den du wirklich abschließen kannst? Gibt es transparente Angaben zu Sicherheitsmaßnahmen (TOMs), ein korrektes Impressum und eine nachvollziehbare Datenschutzerklärung?

Entscheidend ist am Ende, ob du das Tool in deinem konkreten Setup rechtmäßig einsetzen kannst. Dazu gehört häufig (nicht immer), dass du einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO abschließt und dokumentierst. Was ein AVV ist und wann du ihn brauchst, erklären wir dir hier: onwalt.de/akademie/auftragsverarbeitungsvertrag-dsgvo.

Übermittlung der Daten in Drittländer

Ebenso heikel wird es, wenn Tools personenbezogene Daten in Drittländer übermitteln – gerade bei Anbietern mit Bezug zu den USA. Solche Datenübermittlungen sind nicht per se verboten, aber sie sind nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO zulässig und müssen sauber bewertet und abgesichert werden. „Wird schon passen" ist hier keine tragfähige Strategie. Warum einige gern genutzte US-Amerikanische Tools unserer Auffassung nach heikel sind und welche Kriterien im Detail wichtig sind für eine DSGVO-konforme Nutzung kannst du hier nachlesen: onwalt.de/akademie/tools-dsgvo-konform.

Transparenz ist Pflicht – nicht Kür

Und zuletzt: Datenschutz ist nicht nur eine Frage von Technik oder Serverstandort. Selbst wenn ein Tool technisch ordentlich aufgestellt ist, musst du selbst deine Nutzer transparent informieren. Das heißt: Deine Datenschutzerklärung muss die eingesetzten Tools und die Datenverarbeitung verständlich abbilden – das folgt aus den Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO. Übrigens: Wenn du Rechtstexte von onwalt.de beziehst, ist das ganz einfach. Wir fragen dich im Konfigurator alles ab und du bist auf der sicheren Seite.

Nächster Schritt

Überprüfe deine aktuell genutzten Tools und gleiche sie mit dieser Liste ab. Alles, was nicht passt, gehört ersetzt oder sauber nachgebessert.